Avec l’âge des nouvelles technologies et des communications numérisées, il est facile d’oublier que le papier et le courrier peuvent rester un outil essentiel pour communiquer. Et c’est encore plus vrai pour les entreprises, qui se retrouvent face à une multitude de lettres physiques à gérer chaque jour.
Mais faut-il améliorer la gestion du courrier en entreprise ? Comment procéder au mieux ? Découvrez dans cet article comment optimiser la gestion du courrier en entreprise
Formation d’un groupe d’employés
La formation d’un groupe d’employés dédié à la gestion du courrier est importante pour assurer une gestion efficace et optimale du courrier en entreprise.
Définir les responsabilités
Afin de garantir un traitement rapide et précis des documents, il est nécessaire de définir clairement les responsabilités des membres du groupe. Lesdites responsabilités devraient inclure le tri et le traitement des documents, l’affranchissement et l’envoi, ainsi que le contrôle et le suivi des plis envoyés.
Déterminer le nombre de personnes nécessaires
Le nombre de personnes nécessaires variera selon la taille et la complexité de l’entreprise, ainsi que la quantité et le type de communication POST-ALE qui transiteront par celle-ci. Il peut être utile de consulter un prestataire spécialisé sur ce point pour évaluer les besoins en personnel en fonction du volume estimé.
Définir les qualifications requises
Une fois le personnel identifié, il faut attribuer à chaque membre du groupe des tâches adaptées à ses compétences. Cela permettra de traiter plus rapidement et plus efficacement les documents entrants et sortants, ce qui réduira les erreurs et améliorera la productivité globale.
Définir leurs horaires
Il est important que le secteur courrier bénéficie d’une certaine flexibilité afin qu’il puisse s’adapter aux fluctuations du volume de courriers reçus ou envoyés tout au long de la journée. Une organisation rigoureuse assurera un traitement en temps opportun des différents flux postaux.
Utilisation des lettres recommandées
Les lettres recommandées sont une solution très pratique pour envoyer des documents importants à vos clients et fournisseurs. Elles offrent une protection supplémentaire contre perte ou vol tout en donnant aux destinataires une preuve tangible qu’elles ont bien reçues.
Expliquer pourquoi les lettres recommandés sont importantes
Lorsque vous envoyez des factures, des contrats ou tout autre document dont vous souhaitez prouver l’envoi et/ou la réception, utiliser une lettre recommandée est essentielle car elle vous offrira une trace de l’envoi ou de la remise. En effet, le destinataire aura un accusé de réception signé et daté avec lequel il pourra ensuite prouver qu’il est bien en possession du document.
Décrire les différents types de lettres recommandés
Il existe plusieurs types de lettres recommandés disponibles sur le marché, adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. Les principaux types sont: la lettre recommandée simple (avec accusé de réception), la lettre recommandée «avec mise en demeure» (avec une date limite imposée au destinataire) et la lettre recommandée internationale (pour envoyer des documents à l’international).
Expliquer comment utiliser les lettres recommandées
L’utilisation d’une lettre recommandée est très simple: vous envoyez votre courrier par voie normale à l’adresse indiquée par le destinataire. Lorsque la livraison a lieu, une preuve d’envoi et un accusé de réception auront été signés par le destinataire ou un représentant autorisé.
Vous pouvez alors être certain que votre courrier a bien été reçu
Traitement performant du service courrier entrant et sortant
Le traitement rapide et précis des documents entrants et sortants est essentiel pour assurer une gestion efficace du courrier en entreprise.
Définir les procédures de traitement des courriers entrants et sortants
Les procédures à suivre pour le tri et le traitement du courrier devraient être clairement définies afin d’assurer un traitement efficace. Il est important que chaque employé impliqué connaisse ces procédures afin qu’elles puissent être appliquées sans erreur ni perte de temps.
Expliquer comment gérer efficacement le courrier entrant et sortant
Pour optimiser la gestion du courrier, il peut être judicieux d’utiliser des outils tels qu’un système de classement automatique ou une machine à affranchir qui permettront d’accroître considérablement la productivité tout en assurant une livraison fiable et rapide des plis.
Décrire les outils et technologies disponibles pour améliorer le traitement du courrier
Les systèmes GED : Grâce aux systèmes GED (Gestion Électronique des Documents), la gestion du courrier est optimisée et plus efficace. Les documents peuvent être triés, indexés et stockés numériquement pour un accès facile et rapide.
Cela permet aux entreprises de gérer plus facilement leurs flux postaux entrants et sortants
Les technologies mobiles : De nombreuses applications mobiles sont disponibles pour aider les entreprises à gérer leurs colis et plis en temps réel. Ces outils permettent un suivi précis des envois, ce qui offre un meilleur contrôle sur les délais de livraison.
Utilisation des technologies modernes
L’utilisation d’outils et de technologies modernes est essentielle pour une gestion efficace du courrier en entreprise, car elle offre la possibilité d’accroître considérablement la productivité tout en assurant une livraison fiable et rapide des plis.
Expliquer comment les technologies modernes peuvent améliorer la gestion du courrier
Les nouvelles technologies offrent aux entreprises un large éventail d’outils pour gérer plus efficacement leurs flux POST-ALE entrants et sortants. Les systèmes GED (Gestion Électronique des Documents) permettent de traiter automatiquement les documents entrants ou sortants, afin de minimiser le temps passé à classer, envoyer ou recevoir des plis.
Les applications mobiles permettent quant à elles d’effectuer un suivi précis des envois
Décrire les principales technologies disponibles
Les systèmes GED : Les systèmes GED sont des solutions informatiques qui permettent de centraliser l’ensemble des documents postaux entrants ou sortants pour une meilleure visibilité et une gestion simplifiée du courrier en entreprise.
Les logiciels de paiement : Les logiciels de paiement sont conçus pour faciliter l’envoi et la réception des factures par voie postale. Ils peuvent fournir une trace complète du processus, ce qui rend les transactions plus transparentes.
L’externalisation : L’externalisation de certains services tels que l’impression, le tri ou l’affranchissement peut alléger considérablement la charge de travail liée à la gestion du courrier en entreprise.
